HOOFDSTUK 2 MANDATEN

2.1 Beheersmandaten algemeen directeur

Het bestuur mandateert al zijn beheersbevoegdheden aan de algemeen directeur van de KNAW, met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan het bestuur voorbehouden bevoegdheden.

2.2 Beheersmandaten instituutsdirecteur

De algemeen directeur ondermandateert de hierna beschreven beheersbevoegdheden aan de instituutsdirecteur:

2.2.1 Beheersmandaten op het gebied van PERSONEEL

Omvang

Het ondermandaat van de instituutsdirecteur op het gebied van personeel omvat met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan het bestuur en de algemeen directeur voorbehouden bevoegdheden:

a. alle verrichtingen, handelingen en het nemen van rechtspositionele beslissingen met inbegrip van aanvragen van vergunningen voor indiensttreding en voor tewerkstelling ten aanzien van het bij zijn beheerseenheid aan te stellen personeel;

b. alle verrichtingen, handelingen en het nemen van rechtspositionele beslissingen, met inbegrip van het aanvragen van e-herkenningsmiddelen op alle betrouwbaarheidsniveaus, ten aanzien van het bij zijn beheerseenheid werkzame personeel;

c. de zorg voor de arbeidsomstandigheden (met in begrip van de bedrijfshulpverlening), de zorg voor het milieu en de zorg voor de veiligheid binnen de desbetreffende beheerseenheid.

Ten aanzien van het bepaalde onder a en b geldt dat voorafgaande goedkeuring van de algemeen directeur is vereist voor beslissingen tot:

het aangaan van een arbeidsovereenkomst of bevordering naar schaal 15 en verder;
het aangaan van een arbeidsovereenkomst met of het wijzigen van een arbeidsovereenkomst van personeel waarbij geheel of gedeeltelijk sprake is van een standplaats buiten Nederland en/of grensoverschrijdend werken;
het aangaan van een arbeidsovereenkomst met, bevordering, schorsing of ontslag van een functionaris die verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering;
het toekennen van toelages, gratificaties en andere structurele of eenmalige emolumenten voor schaal 15 en verder dan wel voor beslissingen tot toekenningen die een bedrag van € 5.000,- per keer of op jaarbasis te boven gaan;
het goedkeuren van declaraties boven € 5.000,- .

Het mandaat wordt uitgeoefend met inachtneming van de van toepassing zijnde Arbo- en milieuwetgeving en de op die wetgeving gebaseerde regelingen, voorschriften en richtlijnen, de CAO NU, het vigerende personeelsbeleid van de KNAW alsmede de door of namens het bestuur c.q. de algemeen directeur gegeven richtlijnen en aanwijzingen en voorts met inachtneming van het in 2.3 bepaalde ten aanzien van de biologische veiligheid en de stralingsveiligheid. Indien er sprake is van inhuur van personeel niet in loondienst dient gebruik te worden gemaakt van de door de Belastingdienst voor de KNAW goedgekeurde modelovereenkomsten.

De instituutsdirecteur kan aan onder zijn leiding en verantwoordelijkheid werkzame werknemers gekoppeld aan hun functie tekenbevoegdheid verlenen met betrekking tot bepaalde rechtshandelingen van personele aard. In zijn besluit bepaalt hij aard en doel van deze bevoegdheid, alsmede de begrenzing van de daaruit voor de KNAW voortvloeiende verplichtingen. Een overzicht van de tekenbevoegdheden wordt aan de algemeen directeur verstrekt.

Toelichting:

Denk bij deze tekenbevoegdheid bijvoorbeeld aan het verlenen van (buitengewoon) verlof, het goedkeuren van cursussen, declaraties, buitenlandreizen, CAO arrangementen etc.

2.2.2 Beheersmandaten op het gebied van FINANCIËN

Omvang

Het ondermandaat van de instituutsdirecteur op het gebied van financiën omvat met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan het bestuur en de algemeen directeur voorbehouden bevoegdheden, het beschikken over de door het bestuur aan de beheerseenheid toegekende middelen. De instituutsdirecteur oefent het ondermandaat uit overeenkomstig de geïndiceerde bestemming, de begroting van de KNAW en binnen de grenzen van de wet, alsmede met inachtneming van de gegeven regels, richtlijnen en instructies van of namens het bestuur c.q. de algemeen directeur.

De instituutsdirecteur kan aan onder zijn leiding en verantwoordelijkheid werkzame werknemers gekoppeld aan hun functie tekenbevoegdheid verlenen met betrekking tot bepaalde rechtshandelingen van financiële aard. In zijn besluit bepaalt hij aard en doel van deze bevoegdheid, alsmede de begrenzing van de daaruit voor de KNAW voortvloeiende verplichtingen. Een overzicht van de tekenbevoegdheden wordt aan de algemeen directeur verstrekt.

2.2.3 Beheersmandaten op het gebied van HUISVESTING

Omvang

Het ondermandaat van de instituutsdirecteur op het gebied van huisvesting omvat met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan het bestuur en de algemeen directeur voorbehouden bevoegdheden de zorg voor het dagelijkse beheer van de gebouwen, gebouwencomplexen en terreinen die door de algemeen directeur aan hem zijn toegewezen. Ingeval een gebouw en/of gebouwencomplex wordt bewoond dan wel een terrein wordt gebruikt door méér dan één beheerseenheid, wijst de algemeen directeur voor dat gebouw en/of gebouwencomplex en/of terrein als ondergemandateerde aan de instituutsdirecteur van de qua fte grootste beheerseenheid.

Tot het mandaat op het gebied van huisvesting wordt gerekend:

a. besluiten die toezien op het klein onderhoud aan de gebouwen, zoals beschreven in de Demarcatielijst Huurder-Verhuurder;

b. de toebedeling van ruimten aan werknemers in overeenstemming met de technische en functionele bestemming van het gebouw;

c. het ter beschikking stellen van ruimtes aan derden in het gebouw waar de desbetreffende beheerseenheid is ondergebracht met een maximale duur van vijf werkdagen;

d. de dagelijkse beveiliging van gebouwen, gebouwencomplexen en terreinen;

e. het bepalen van de openingstijden van het gebouw, gebouwencomplexen en terreinen;

f. het bepalen van de rechten van toegang tot het gebouw, gebouwencomplexen en terreinen binnen en buiten de reguliere openingstijden;

g. (het handhaven van) de huishoudelijke orde, met inbegrip van het vaststellen van huisregels en het treffen van ordemaatregelen.

De ondergemandateerde is bevoegd om gastonderzoekers, stagiaires, vrijwilligers, derden die zich naar algemeen heersende opvatting op een onaanvaardbare wijze gedragen, te laten verwijderen. Daarbij kan hun de toegang worden ontzegd tot alle gebouwen, gebouwencomplexen en terreinen van de beheerseenheid:

- bij derden is tot ontzegging van de toegang tevens bevoegd de gebouwenbeheerder. De ontzegging van de toegang kan voor onbepaalde tijd gelden;

- bij gastonderzoekers, stagiaires en vrijwilligers is tot ontzegging van de toegang bevoegd de instituutsdirecteur. De ontzegging van de toegang door de instituutsdirecteur kan voor ten hoogste één jaar gelden en de duur van de ontzegging moet door de ernst van de gedraging worden gerechtvaardigd.

Toelichting:

Voor personeel dat zich naar algemeen heersende opvatting op een onaanvaardbare wijze gedraagt, behoren disciplinaire maatregelen tot de mogelijkheden.

De instituutsdirecteur wijst een functionaris aan die het eerste aanspreekpunt is voor wat betreft het beheer van het gebouw, het gebouwencomplex en het terrein en brengt de afdeling Vastgoed van de KNAW daarvan op de hoogte.

2.2.4 Beheersmandaten op het gebied van ICT

Omvang

Het ondermandaat van de instituutsdirecteur op het gebied van ICT (gedefinieerd als “het geheel van de geautomatiseerde informatievoorziening inclusief de daarvoor benodigde hardware, software en extern ingehuurde diensten”) omvat, met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan de algemeen directeur voorbehouden bevoegdheden, de aanschaf of huur, het beheer en onderhoud en het gebruik van ICT voor de eigen werkprocessen, met inachtneming van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de KNAW, de informatiebeveiliging en van het algemene ICT-beleid (waaronder de Regeling ICT-voorzieningen en communicatiemiddelen KNAW).

2.2.5 Beheersmandaten Overig

a. Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen

Omvang

Het ondermandaat van de instituutsdirecteur omvat met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan de algemeen directeur voorbehouden bevoegdheden, het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen, waaronder het aanvragen van subsidies, met inachtneming van de volgende instructies:

a. de waarde van de verplichting een bedrag van € 250.000,- (eenmalig of cumulatief) niet overstijgt. Tot een bedrag van € 100.000,- is onder- ondermandatering mogelijk;

b. de subsidie een bedrag van €250.000,- per jaar niet overstijgt;

c. verplichtingen bedoeld onder b die worden onder- ondergemandateerd maar waaraan voor de KNAW een matchingsverplichting is verbonden, vereisen de voorafgaande goedkeuring van de instituutsdirecteur;

d. op het verstrekken van opdrachten is het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de KNAW van toepassing. Opdrachten tot levering (aankoop, huur, lease en huurkoop van stoffelijke zaken), opdrachten tot uitvoering van een werk (bouw- dan wel wegenbouwkundige werken) alsmede opdrachten tot uitvoering van diensten, dienen te worden geplaatst bij de leveranciers die op grond van (Europese) aanbestedingsprocedures zijn geselecteerd.

Registratie

De instituutsdirecteur draagt er zorg voor dat alle aangegane op geld waardeerbare verplichtingen op het niveau van de beheerseenheid worden geregistreerd. De instituutsdirecteur verschaft eenmaal per jaar en voorts desgevraagd door de algemeen directeur informatie over de aangegane verplichtingen. De instituutsdirecteur zendt afschrift van de aangegane verplichting per omgaande aan Documentaire Informatievoorziening (DIV), div@knaw.nl.

De algemeen directeur kan richtlijnen geven voor de wijze waarop de registratie en de rapportage plaatsvindt.

b. Het aangaan van niet op geld waardeerbare verplichtingen

Omvang

Het ondermandaat van de instituutsdirecteur omvat met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan de algemeen directeur voorbehouden bevoegdheden het aangaan van niet op geld waardeerbare verplichtingen (bijvoorbeeld geheimhoudingsverklaringen).

Verplichtingen die worden aangegaan en die niet op geld waardeerbaar zijn, maar waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat deze verplichtingen worden gevolgd door wel op geld waardeerbare verplichtingen (bijvoorbeeld intentieverklaringen, voorovereenkomsten) worden voor de toepassing van de mandatenregeling beschouwd te vallen onder 2.2.5 sub a met de daarbij behorende instructies.

Registratie

De instituutsdirecteur draagt er zorg voor dat alle aangegane niet op geld waardeerbare verplichtingen op het niveau van de beheerseenheid worden geregistreerd. De instituutsdirecteur verschaft eenmaal per jaar en voorts desgevraagd door de algemeen directeur informatie over de aangegane verplichtingen. De instituutsdirecteur zendt afschrift van de aangegane verplichting per omgaande aan DIV, div@knaw.nl.

De algemeen directeur kan richtlijnen geven voor de wijze waarop de registratie en de rapportage plaatsvindt.

c. Het beheer van gegevensbestanden

Omvang

Het ondermandaat van de instituutsdirecteur omvat het beheer van gegevensbestanden binnen zijn beheerseenheid. De instituutsdirecteur oefent het mandaat uit binnen de grenzen van de wet, alsmede met inachtneming van de gegeven regels, richtlijnen en instructies van of namens het bestuur c.q. de algemeen directeur.

Onder gegevensbestanden wordt verstaan elk binnen de betreffende beheerseenheid aanwezig gestructureerd geheel van persoonsgegevens zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verordening van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 inzake de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van hun persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens).

Het beheer van gegevensbestanden omvat in ieder geval:

- het registreren van iedere verwerking overeenkomstig artikel 30 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

- het bewaren en bewaken van deze bestanden en het stellen van regels daarvoor alsmede de zorg voor de beveiliging van de geautomatiseerde gegevensbewerkingen, met in achtneming van het vigerende privacy- en informatiebeveiligingsbeleid KNAW;

- het bepalen van de inrichting van deze bestanden en de verkrijging en verwerking van gegevens;

- het beschikbaar stellen van (onderdelen van) bestanden aan gebruikers en het bepalen van de wijze waarop dit gebeurt;

- het rechtmatig gebruik van de bestanden in overeenstemming met het doel van de verwerking;

- het naleven van de rechten van geregistreerde personen;

- het verstrekken van gegevens aan derden, waaronder begrepen opsporende instanties, indien dit op grond van een wettelijke bepaling verplicht is;

- de naleving van de wettelijke regels inzake persoonsgegevens.

2.3 Afdoeningsmandaten

Aan de algemeen directeur

is gemandateerd de uitoefening van bevoegdheden uit hoofde van de Wet op de Dierproeven met inbegrip van de zorg voor de beschikbaarheid van de door de wet vereiste deskundigheid en de Dier Experimenten Commissie (DEC).

is gemandateerd de uitoefening van de bevoegdheden met betrekking tot de Regeling ICT-voorzieningen en communicatiemiddelen KNAW voor zover in die regeling de bevoegdheid niet bij de instituutsdirecteur is neergelegd.

is gemandateerd het nemen van besluiten voor zover deze een uitvoering betreffen van eerder door het bestuur vastgesteld beleid.

is gemandateerd de uitoefening van bevoegdheden met betrekking tot het beheer van de (centrale) verzekeringsportefeuille alsmede de uitoefening van bevoegdheden met betrekking tot (het verlenen van) incasso-opdrachten ter inning van vorderingen.

is gemandateerd het nemen van besluiten op verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur.

is gemandateerd het nemen van beslissingen op een verzoekschrift, dat is ingediend tegen in het Reglement commissie van heroverweging rechtspositionele beslissingen (anders dan ontslag) KNAW opgenomen rechtspositionele beslissingen die zijn genomen door of namens de instituutsdirecteuren.

is gemandateerd het nemen van beslissingen op een bezwaarschrift, dat is ingediend tegen besluiten genomen door of namens de instituutsdirecteuren.

is gemandateerd de afdoening van klachten ingediend tegen gedragingen van instituutsdirecteuren.

Aan de instituutsdirecteuren

is gemandateerd de uitoefening van de bevoegdheden met betrekking tot de Regeling ICT-voorzieningen en communicatiemiddelen KNAW voor zover in die regeling de bevoegdheid niet bij de algemeen directeur is neergelegd.

is gemandateerd de uitoefening van bevoegdheden met betrekking tot het doen van aangifte bij opsporende instanties, na voorafgaand overleg met de algemeen directeur.

Aan de biologische veiligheidsfunctionaris

is gemandateerd het aanvragen van vergunningen voor het werken met Genetisch Gemodificeerde Organismen in het kader van onderzoeksexperimenten, alsmede de uitoefening van de bevoegdheden uit hoofde van de vergunningen krachtens de Regeling en het Besluit Genetisch Gemodificeerde Organismen.

Aan de algemeen coördinerend stralingsdeskundige

is gemandateerd de uitoefening van de bevoegdheden uit hoofde van de vergunning krachtens de Kernenergiewet.

Aan de (plaatsvervangend) functionaris voor de gegevensbescherming

is gemandateerd het melden van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Arthur Wilde

Blijf op de hoogte